Iekšējā audita politika

I.    Politikas mērķis un darbības mērogs

1. Iekšējā audita politikas (turpmāk – Politika) mērķis ir noteikt akciju sabiedrības “Pasažieru vilciens” (turpmāk - Sabiedrība) vienotus iekšējā audita darbības principus un uzdevumus, prasības iekšējā audita neatkarībai un objektivitātei un prasības kvalitātes nodrošināšanai.
2. Politikā noteiktie Sabiedrības Iekšējā audita daļas (turpmāk – Daļa) darbības principi ir balstīti uz Iekšējo auditoru institūta Iekšējā audita profesionālās prakses starptautiskiem standartiem un Iekšējā audita profesionālās prakses pamatprincipiem¹  un Ētikas kodeksu².
3. Politikā lietoto terminu skaidrojums:

3.1. Iekšējais audits – Daļas neatkarīgu un objektīvu darbību kopums, kura īstenošanas rezultātā tiek sniegts iekšējās kontroles sistēmas darbības novērtējums, lai pilnveidotu iekšējās kontroles sistēmas darbību Sabiedrībā.
3.2. Iekšējās kontroles sistēma – risku vadības, kontroles un pārvaldības pasākumu kopums, kura uzdevums ir nodrošināt Sabiedrības mērķu sasniegšanu, efektīvu darbību, aktīvu aizsardzību, pārskatu ticamību, darbības atbilstību tiesību aktiem un, par kura izveidošanu ir atbildīga Sabiedrības valde.
3.3. Konsultācija – Daļas padomdevēja pakalpojums, kura būtība un apjoms ir saskaņoti ar Sabiedrības akcionāru sapulci, padomi, valdi, struktūrvienību vadītāju un kuri paredzēti, lai pievienotu vērtību un uzlabotu Sabiedrības pārvaldības, riska vadības un iekšējās kontroles procesus, Daļas iekšējam auditoram (turpmāk – Iekšējais auditors) neuzņemoties lēmuma pieņemšanas pienākumu. Konsultācijas rezultātus Daļa apkopo konsultācijas pārskatā, kuru iesniedz konsultācijas saņēmējam. 
3.4. Risks – iespējams notikums, kas var negatīvi ietekmēt Sabiedrības spēju nodrošināt pakalpojumu sniegšanu vai sasniegt noteiktos komercdarbības mērķus un efektīvi īstenot stratēģiju.

II.    Iekšējā audita darbības principi

4. Daļas misija ir aizsargāt un stiprināt Sabiedrības vērtību, radot uz risku novērtējumu balstītu, neatkarīgu un objektīvu pārliecību, sniedzot padomus  un veicinot izpratni.
5. Iekšējais audits palīdz Sabiedrībai sasniegt tās mērķus, ieviešot sistemātiskus procesus un disciplinētu pieeju, lai novērtētu un pilnveidotu riska vadības, iekšējās kontroles un pārvaldības procesu efektivitāti. 
6. Padome pārrauga iekšējās kontroles sistēmas efektivitāti³. 
7. Daļa veic Sabiedrības iekšējās kontroles sistēmas efektivitātes novērtējumu, ņemot vērā definētos kritērijus iekšējās kontroles sistēmas efektivitātes novērtējumam un, atskaitās par novērtējuma rezultātiem padomei. Padome un valde tiek iepazīstināta ar sniegto novērtējumu par iekšējās kontroles sistēmas efektivitāti. 
8. Daļa tai deleģētās funkcijas veic pēc vienotas metodikas saskaņā ar Daļas funkciju īstenošanas kārtību, kuru apstiprina valde, saņemot padomes piekrišanu.
9. Daļa funkcionāli ir neatkarīga no valdes un atskaitās padomei.  
10. Valde nodrošina iekšējā audita veikšanai pietiekamus resursus un pieeju Sabiedrības informācijai, telpām, aktīviem un personālam, lai iekšējā audita gaitā tiktu efektīvi īstenots iekšējais audits. 
11. Iekšējais auditors piemēro un savā darbībā ievēro šādus ētikas principus un normas: 

11.1. Godīgums. Iekšējā auditora godīgums rada uzticību un tādējādi nodrošina pamatu paļāvībai uz viņu spriedumu. Iekšējais auditors: 

11.1.1. veic darbu godīgi, ar profesionālu rūpību un atbildīgi; 
11.1.2. ievēro tiesību aktus; 
11.1.3. apzināti neiesaistās nekādās nelikumīgās darbībās un pasākumos, kas diskreditē iekšējā auditora profesiju vai organizāciju; 
11.1.4. respektē Sabiedrības likumīgos un ētiskos mērķus un sekmē to sasniegšanu. 

11.2. Objektivitāte. Iekšējais auditors demonstrē profesionālās objektivitātes augstāko līmeni, vācot, vērtējot un paziņojot informāciju par pārbaudāmo darbību vai procesu. Iekšējais auditors līdzsvaroti izvērtē visus attiecīgos apstākļus un, izdarot secinājumus, viņu neietekmē ne paša, ne citu intereses. Iekšējais auditors: 

11.2.1. nepiedalās nekādās darbībās un neveido attiecības, kas var traucēt izdarīt objektīvu novērtējumu vai ko var uzstatīt par šādiem traucēkļiem. Šī līdzdalība ir tādas darbības vai attiecības, kas var būt pretrunā Sabiedrības interesēm; 
11.2.2. nepieņem neko tādu, kas var pasliktināt viņa profesionālo spriedumu vai, ko var uzskatīt par šāda pasliktinājuma cēloni; 
11.2.3. audita ziņojumā iekļauj viņam zināmos būtiskos faktus, kas, ja tos neatklāj, var izkropļot ziņojumu par pārbaudāmajām darbībām;
11.2.4. savu uzdevumu veikšanā ir neatkarīgs no pārējām Sabiedrības struktūrvienībām;
11.2.5. nevar būt un viņam nav bijušas pilnvaras vai tieša atbildība par auditēto struktūrvienību darbību vismaz vienu gadu pirms audita veikšanas;  
11.2.6. izvairās no interešu konfliktiem un nekavējoties ziņo padomei par interešu konflikta rašanos, neatkarības vai objektivitātes zudumu.

11.3. Konfidencialitāte. Iekšējais auditors  respektē saņemtās informācijas vērtību un īpašumtiesības, un neatklāj informāciju bez atbilstoša pilnvarojuma, ja vien tas nav jādara juridisku vai profesionālu saistību dēļ. Iekšējais auditors: 

11.3.1. ir apdomīgs pienākumu pildīšanas gaitā iegūtās informācijas izmantošanā un aizsargāšanā; 
11.3.2. neizmanto informāciju personiska labuma gūšanai vai jebkurā citā veidā, kas būtu pretrunā tiesību aktiem vai kaitētu Sabiedrības likumīgajiem un ētiskajiem mērķiem. 

11.4. Kompetence. Iekšējais auditors izmanto zināšanas, iemaņas un pieredzi, kas vajadzīga iekšējā audita pakalpojumu sniegšanā. Iekšējais auditors: 

11.4.1. sniedz tikai tādus iekšējā audita pakalpojumus, kuru nodrošināšanai viņam ir vajadzīgās zināšanas, iemaņas un pieredze; 
11.4.2. sniedz iekšējā audita pakalpojumus saskaņā ar Iekšējā audita profesionālās prakses starptautiskajiem standartiem; 
11.4.3. pastāvīgi ceļ savu profesionālo kvalifikāciju un uzlabo savu pakalpojumu efektivitāti un kvalitāti.

12. Daļas vadītājs rūpējas, lai tiktu nodrošināta Iekšējā auditora neatkarība un objektivitāte.
13. Iekšējā auditora  neatkarība un objektivitāte ir mazinājusies, ja:

13.1. viņam ir vai var iestāties personisko un amata interešu konflikts (personiskā vai mantiskā ieinteresētība darba pienākumu veikšanā, kuras pamatā ir radnieciskas vai citas personiska rakstura attiecības vai darījuma attiecības ar auditējamā jomā iesaistītu darbinieku, klientu vai piegādātāju); 
13.2. pēdējā gada laikā viņš vadījis vai izpildījis kādu ar iekšējā audita objektu saistītu darba uzdevumu vai saistībā ar iekšējā audita objektu veicis konsultatīvas darbības. 

14. Iekšējā auditora pienākums ir atklāt visus zināmos būtiskos faktus un apstākļus, kuri var ietekmēt iekšējā audita neatkarību un objektivitāti.  
15. Iekšējais auditors var sniegt padomus, piedaloties darba grupu darbā, ja tas nemazina iekšējā audita neatkarību un objektivitāti. Par Iekšējā auditora iesaistīšanos darba grupās lemj Daļas vadītājs. 
16. Iekšējam auditoram nav tiesību:  

16.1. veikt Sabiedrības ikdienas procesu, izņemot Daļas procesu, izpildi; 
16.2. apstiprināt Sabiedrības darījumus, izņemot Daļas darījumus, vai veikt darījumu uzskaiti; 
16.3. dot rīkojumus citiem Sabiedrības darbiniekiem, izņemot, ja rīkojumu došana nepieciešama, lai saņemtu informāciju audita ietvaros. 

17. Daļas vadītājs reizi gadā, sniedzot pārskatu padomei un valdei, apstiprina iekšējā audita neatkarību un objektivitāti vai informē par apstākļiem, kas to ir mazinājuši.
18. Iekšējā audita norises laikā Iekšējam auditoram ir pieeja visiem auditējamās jomas dokumentiem, datorsistēmu ierakstiem un tiesības piedalīties sapulcēs/sēdēs/sanāksmēs, t.sk., ir tiesības:

18.1. pieprasīt jebkādus nepieciešamos paskaidrojumus un informāciju no attiecīgajā pārbaudē iesaistītajiem darbiniekiem; 
18.2. iepazīties ar finanšu līdzekļiem, telpām un citām materiālajām vērtībām;
18.3. saņemt dokumentu kopijas un paskaidrojumus no darbiniekiem iekšējo auditu saistītajos jautājumos;
18.4. saņemt pieeju intervijām ar iekšējā audita projektiem saistītajiem darbiniekiem; 
18.5. piedalīties jebkurās sanāksmēs, apspriešanās un citos Sabiedrības rīkotos pasākumos. 

19. Iekšējais auditors ir atbildīgs par jebkādas savu pienākumu veikšanas laikā saņemtās informācijas prettiesisku izpaušanu. 

III.    Iekšējā audita uzdevumi

20. Daļa veic Sabiedrības iekšējos auditus saskaņā ar apstiprināto iekšējā audita stratēģisko plānu un gada plānu. Plāni ir sagatavoti, balstoties uz risku izvērtējumu, intervijām ar Sabiedrības padomi, valdi, struktūrvienību vadītājiem, kā arī, ievērojot Sabiedrības stratēģijā noteiktos mērķus un izaicinājumus. Iekšējā audita stratēģisko plānu un gada audita plānu apstiprina valde, saņemot padomes un akcionāra piekrišanu.
21. Daļa aptver visus Sabiedrības procesus, pārbaužu prioritāti un biežumu, nosakot riskos balstītā pieejā un definējot to iekšējā audita stratēģiskajā plānā un gada audita plānā. 
22. Daļa padomes uzdevumā veic neplānotus iekšējos auditus, pielāgojot audita plānu.
23. Daļa novērtē Sabiedrības pārvaldības, risku vadības un iekšējās kontroles procesu piemērotību un efektivitāti, (ja nepieciešams) sniedz ieteikumus to uzlabojumiem, it īpaši attiecībā uz:

23.1. izvirzīto stratēģisko un gada mērķu sasniegšanu;
23.2. informācijas ticamību, savlaicīgumu un precizitāti;
23.3. funkciju, procesu un plānu lietderību un efektivitāti, t.sk., atbildības sadalījumu un darba izpildes novērtējumu;
23.4. aktīvu aizsardzību;
23.5. atbilstību tiesību aktiem, iekšējiem normatīvajiem noteikumiem, lēmumiem, līgumiem un citiem dokumentiem, kā arī ētikas normu un Sabiedrība vērtību izpratni.

24. Iekšējā audita rezultātā tiek sagatavots ziņojums un definēti ieteikumi nepilnību novēršanai, ja tādas ir konstatētas. Iekšējā audita ziņojumā novērojumiem ir attiecīgs funkcionālais īpašnieks, kura atbildībā ir veikt nepieciešamās darbības, lai novērstu vai mazinātu novērojumos paustās nepilnības. 
25. Iekšējā audita ziņojums tiek iesniegts valdei un novērojumos iekļauto funkciju atbilstošam vadītājam. Valde apstiprina ieteikumu ieviešanas plānu, kura izpildes uzraudzību nodrošina Daļa.
26. Atkarībā pēc novērojumos izvērtētā riska līmeņa, katram novērojumam tiek pievienots atbilstoša perioda izpildes termiņš, pēc kura tiek regulāri pārbaudīts novērojumu izpildes statuss. 
27. Daļa regulāri atskaitās padomei (un informē valdi) par iekšējā audita plāna izpildi, iekšējo auditu rezultātiem, ieteicamajām darbībām nepilnību novēršanai un to ieviešanas statusu. 
28. Reizi gadā Daļa sagatavo padomei un valdei pārskatu par veiktajiem iekšējiem auditiem, apkopotiem ieteikumiem Sabiedrības darbības pilnveidošanai, sniegto vērtējumu par iekšējās kontroles sistēmas efektivitāti pārskata gadā. Pārskatā tiek iekļauta informācija par iekšējā audita principu ieviešanu (neatkarība un objektivitāte, profesionalitāte, konfidencialitāte).
29. Ievērojot prasības iekšējā audita neatkarībai un objektivitātei un, neapdraudot iekšējā audita plāna izpildi, pēc Sabiedrības akcionāra sapulces, padomes, valdes, struktūrvienību vadītāju pieprasījuma, Daļa var sniegt konsultāciju iekšējā audita vietā par Sabiedrības pārvaldības, risku vadības un iekšējās kontroles procesiem un, to iespējamiem uzlabojumiem. Rezultāti tiek apkopoti konsultācijas pārskatā. 

V. Iekšējā audita kvalitātes nodrošināšana

30. Iekšējā audita funkcijas kvalitātes nodrošināšanas un uzlabojumu programma ir pasākumu kopums, kas nodrošina iekšējā audita darba vērtības, efektivitātes, kompetences un atbilstības Iekšējo auditoru institūta izstrādātajiem Iekšējā audita profesionālās prakses starptautiskajiem standartiem, Iekšējā audita profesionālās prakses pamatprincipiem un Ētikas kodeksam uzraudzību.
31. Iekšējā audita kvalitātes nodrošināšanas un uzlabojumu programmu izstrādā un īsteno Daļa.
32. Iekšējā audita kvalitātes nodrošināšanas un uzlabojumu programmas būtiska sastāvdaļa ir Iekšējā auditora  zināšanas un iemaņas, kuras jānodrošina tādā līmenī un apjomā, lai iekšējo auditu varētu veikt kvalitatīvi. Šī iemesla dēļ nepieciešamības gadījumā iekšējā audita veikšanā var iesaistīt citus Sabiedrības speciālistus vai ārējus speciālistus.
33. Iekšējais auditors nepārtraukti papildina savas zināšanas un iemaņas un paaugstina kvalifikāciju, kā minimums, Daļas noteiktajā apjomā un virzienos.
34. Iekšējā audita kvalitātes nodrošināšanas un uzlabojumu programma ietver iekšējo pastāvīgo, iekšējo periodisko un ārējo novērtējumu.
35. Iekšējo pastāvīgo novērtējumu, ikdienā pārraugot iekšējā audita norisi un vērtējot Daļas darbību, veic Daļas vadītājs.
36. Iekšējo periodisko novērtējumu veic ne vēlāk kā divu gadu laikā kopš pēdējā iekšējā periodiskā vai ārējā novērtējuma. Novērtējumu veici Daļas vadītājs.
37. Ārējo novērtējumu vismaz reizi piecos gados veic kvalificēts ārējais novērtētājs.
38. Pamatojoties uz iekšējā periodiskā un ārējā novērtējuma rezultātiem, Daļa sagatavo iekšējā audita kvalitātes uzlabošanas pasākumu plānu un iesniedz to valdei un padomei.

VI. Politikas uzturēšana un kontrole

39. Politiku izstrādā un aktualizē Daļa.
40. Politikas īstenošanas uzraudzību veic padome. 
41. Politiku pārskata un aktualizē pēc nepieciešamības, bet ne retāk kā reizi 3 (trijos) gados.

VII. Saistītie dokumenti

42. Politikas ieviešanas procesā tiek piemēroti turpmāk norādītie ārējie un iekšējie tiesību akti un citi dokumenti, kas nav īpaši norādīti:

42.1.    Ārējie tiesību akti:

42.1.1. Iekšējo auditoru institūta Iekšējā audita profesionālās prakses starptautiskie standarti.
42.1.2. Iekšējo auditoru institūta Iekšējā audita profesionālās prakses pamatprincipi.
42.1.3. Iekšējo auditoru institūta Ētikas kodekss.

42.2. Iekšējie tiesību akti:

42.2.1. Sabiedrības statūti.
42.2.2. Sabiedrības padomes reglaments.
42.2.3. Sabiedrības valdes reglaments.
42.2.4. Sabiedrības Iekšējā audita daļas nolikums.
42.2.5. Iekšējā audita daļas funkciju īstenošanas kārtība.

¹International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing, 
²Code of Ethics, International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing, 
³Korporatīvās pārvaldības kodekss, Labas korporatīvās pārvaldības ieteikumi uzņēmumiem Latvijā, 2021., Tieslietu ministrija.